Cum se alege furnizorul de servicii de contabilitate?
Expertiza în domeniu, recomandarile din piata, certificarile internationale si asigurarile de malpraxis sunt doar câteva dintre criteriile luate în considerare de companiile din România în momentul alegerii unui furnizor de servicii de contabilitate sau salarizare
Solutiile software utilizate în furnizarea serviciilor si raportul calitate – pret sunt alte doua criterii de care tin cont în prezent companiile, însa de cele mai multe ori acestea nu sunt suficiente pentru a lua decizia optima. În articolul de astazi propun sa privim lucrurile dintr-o alta perspectiva, si anume tratarea procesului de alegere a furnizorului ca pe un proces de recrutare a unui nou angajat, pentru ca, practic, acest lucru se va si întâmpla, furnizorii actionând ca un departament intern.
Prima faza ar trebui sa fie o licitatie sau o cerere de oferta, echivalentul publicarii unui anunt de angajare. Apoi, ar trebui stabilita o lista scurta a furnizorilor si programate întâlniri cu acestia, exact ca în cazul interviurilor. „Chimia” este foarte importanta pentru o relatie pe termen lung si la fel de important este ca în întâlnirea stabilita sa fie prezente si persoanele direct implicate în derularea contractului, atât de la client, cât si de la furnizor.
Urmatorul pas ar fi verificarea recomandarilor informale si testarea furnizorului, prin intermediul demonstratiilor, întrebarilor practice sau al dezvoltarii unui proiect de optimizare, urmat de calibrarea ofertei furnizorului ales cu bugetul pe care compania îl are pentru respectivul proiect si abia apoi agrearea contractului. În ceea ce priveste durata procesului de selectie, aceasta poate dura între doua saptamâni si trei luni, în functie de dimensiunea companiilor si complexitatea proiectului.
Indicatori de performanta
În conditiile în care companiile nu reusesc sa obtina referinte informale despre un furnizor si exista temeri în ceea ce priveste alegerea acestuia, este recomandata implementarea unor indicatori de performanta clari pentru client: timp de raspuns pentru spetele frecvente, planuri de desfasurare lunara cu termene clare de ambele parti sau un nivel de calitate garantat, cum ar fi zero erori pentru calculul salarial. De asemenea, clientul trebuie sa aiba acces la software-ul de salarizare sau de contabilitate 24 de ore din 24, 7 zile din 7, pentru a putea exporta sau vizualiza rapoarte sau informatii, astfel încât sa se simta confortabil, deoarece multi clienti sunt speriati de gândul de a pierde controlul asupra datelor, iar oferirea accesului la aplicatii îi va ajuta sa se relaxeze.
Nu în ultimul rând, furnizorul trebuie sa optimizeze procesele interne ale clientului, de la colectarea de date si aprobarea documentelor pâna la modul de vizualizare a datelor, în asa fel încât companiile sa perceapa serviciile de externalizare ca fiind servicii cu valoare adaugata clara si demonstrabila.
Bogdan Badea, Managing Director Accace
Distribuie
Niciun comentariu
Adaugă părerea ta!