Raspunderea legala cu privire la documentele unei firme
Atunci când este semnalata o problema în ceea ce priveste întocmirea documentelor contabile, de obicei raspunderea revine reprezentantului departamentului intern sau firmei de contabilitate, însa sunt anumite informatii ce pot fi verificate si de catre administratorul companiei, cu scopul de a evita situatiile în care datele furnizate sunt incorecte si pot atrage dupa sine consecinte legale.
În primul rând, este nevoie sa precizam ca atât administratorii, cât si contabilii trebuie sa înteleaga ca rolul departamentului financiar-contabil nu este numai de a înregistra tranzactii care au avut deja loc, iar administratorii de companii trebuie sa renunte la ideea conform careia contabilitatea este un rau necesar, impus pentru calculul si plata taxelor catre stat si care nu aduce valoare adaugata companiei.
Dincolo de stereotipurile demodate, contabilul este totusi cel care furnizeaza, prin munca sa, imaginea performantei financiare a tuturor actiunilor si deciziilor luate de managementul companiei.
La rândul lor, administratorii raspund pentru organizarea si conducerea contabilitatii si îsi asuma raspunderea pentru întocmirea corecta a situatiilor financiare, astfel ca este recomandabila verificarea din punct de vedere financiar-contabil a unui set de informatii minime:
- Existenta inventarierii anuale si a documentatiei aferente;
- Verificarea corelatiei dintre stocurile faptice si cele scriptice;
- Verificarea facturilor neîncasate de la clienti si a celor neplatite catre furnizori;
- Verificarea depunerii declaratiilor de impozite si taxe si verificarea cel putin anuala, a evidentei fiscale obtinute de la Administratia Financiara;
Existenta balantelor de verificare si a celorlate registre obligatorii
Asadar, pentru o colaborare eficienta, un bun profesionist contabil are o atitudine proactiva si se implica activ în activitatea companiei, în timp ce managerul este familiar cu termenii financiar-contabili de baza (profit, bilans, creanse, marja etc.) si îsi alege profesionistul contabil pentru ca acesta sa-l asiste în deciziile de business.
În plus, departamentul financiar-contabil trebuie sa ofere informatii care sa asiste managementul în activitatea operationala si decizionala. Cum datele din contabilitatea financiara sunt codificate dupa un plan de conturi si dupa reguli si metode contabile care sunt dificil de înteles de cineva fara un minim de pregatire contabila, pe lânga balanta contabila, adica documentul de sinteza a contabilitatii financiare, sugestia Accace este ca administratorul afacerii sa solicite un set de informatii din contabilitatea manageriala – analiza cifrei de afaceri pe divizii de activitate, analiza profitabilitatii, structura costurilor, analiza activelor si a datoriilor etc. În fapt, aceste rapoarte contin transpunerea informatiilor din contabilitatea financiara pe o structura care sa asiste managementul în procesul de analiza, previziune si decizie.
Responsabilitatea depinde de natura documentelor
Din punct de vedere legal, pentru înregistrarea unei tranzactii economice în contabilitate este nevoie de un document primar sau justificativ, iar responsabilitatea pentru aceste documente revine persoanelor care le-au întocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au înregistrat în contabilitate.
Pe de alta parte, documentele oficiale de prezentare a activitatii economico-financiare a companiei sunt situatiile financiare anuale, întocmite potrivit reglementarilor contabile si semnate de catre cei care le-au întocmit – expert contabil, contabil- sef, alta persoana împuternicita de companie – si de catre administratorul companiei. Mai mult, acestea sunt însotite de o declaratie scrisa a administratorului, prin care acesta îsi asuma raspunderea pentru întocmirea situatiilor financiare anuale. Astfel, responsabilitatea pentru situatiile financiare anuale revine atât administratorilor, cât si contabililor.
Concluzie
În concluzie, în ceea ce priveste responsabilitatea pentru activitatea financiar-contabila, administratorul companiei este direct raspunzator pentru organizarea contabilitatii (prin departament contabil intern sau prin contract de prestari de servicii cu o firma autorizata CECCAR), în timp ce persoana ce conduce efectiv contabilitatea, fie ca este vorba de contabilul sef, directorul economic sau firma de contabilitate, va fi direct raspunzator pentru nerespectarea reglementarilor contabile, bineînteles împreuna cu personalul din subordine.
Business Development Manager Accace, Laura Stefan, capital.ro
Distribuie
Niciun comentariu
Adaugă părerea ta!